关于职场的电子邮件

蔬菜资讯网 2019-10-21


目前我已经历了两家公司,用电子邮件办公10余年了,虽然农业公司的同事或领导们对繁文缛节不太关注,但注重一下邮件礼节和作用还是有好处的。


首先,尽量不要越级发邮件

电子邮件的复制很简单,重复发送或同时发送多人也非常容易,但这方便了部分喜欢越级交流的小伙伴,我的一位领导告诉我,除非发生重大事件不要越级发送邮件,因为越级发送除了表达对自己直接上司的不满和不信任外,还容易给再上级领导造成不必要的麻烦或误会,-----毕竟“县官不如现管”-----你是觉得他没有带好您的直接上司吗?(这是我的上一位领导第一次会议的时候教给我的。)


其次,不要转发不宜转发的邮件信息

假如你收到了同事发来的带有偏见或不实内容的邮件(我有一位同事因为通过公司邮件系统发送此类信息,被开除了),不要兴奋地转发或复制粘贴,有句话说“流言止于智者”。纵然不是流言,您的行为也容易引起公司领导的不满:“散布小道消息”容易让人所不耻。建议不要随意转发与工作无关的邮件。


再次,不要用公司邮件网络交流或办理个人事务

虽然现在讲究保护个人隐私,但很多公司的网络监控可能还存在着,并且公司为了保护自己的利益,不定期的抽查还是有可能的,而且本身利用公司的网络办理个人的事务,也是不符合部分公司的相关规定的。


再次,保留好邮件交流证据

特别重要邮件要做好留存,如关于报价、合同要件等,可以在发送的时候考虑给自己抄送一份或保留已发送。发送后及时提醒对方查收邮件,便于工作的沟通,避免耽误工作。同样,其他人发给你的工作E-mail也要保留三个月以上再考虑永久删除,以备发生问题时便于说明。


再次,“抄送”和“密送”也很重要

当需要把文件传达给众人时,要抄送到每位需要知晓的人员,这时千万别忘了要抄送到主管上级、老板那里,虽然他可能根本没有时间看,但这种“以资证明”的行为不可缺少,这也是对同事相关付出表达感谢的机会,让他们知道你已经汇报给老板了,那么下次继续给与自己便利也变得非常容易!


还有,电子邮件是除了电话以外的另一种交流方式

这是跑业务的同事介绍的,您不能半夜给客户打电话谈价格,也不能在出差途中、火车上等公开场合谈论隐秘的事宜,怎么办?很简单,发邮件给客户。当他们收到您在半夜发的工作邮件时会为你的勤奋感动的!业务成功的概率也会增加。同样状况下也可以用在与老板的交流上。。。。您懂得,当然,客户或老板喜欢微信交流的,就算了。


最后,最后,最后,收到邮件,及时回复或者告诉对方你已经收到,这是自己办事效率或做人处事方式的一种体现,更是一种美德!